Unabhängig davon, ob Sie Moderator, Co-Moderator oder Teilnehmer sind, sollten Sie unbedingt die grundlegenden Umgangsformen für Webinare einhalten. Im Folgenden werden einige Umgangsformen für jede Kategorie erläutert.
Moderatoren
Bereiten Sie sich vor – Üben Sie den Umgang mit der Software im Voraus, damit Sie wissen, dass alles gut funktioniert. Erstellen Sie außerdem eine Präsentation mit einem Programm wie PowerPoint oder machen Sie zumindest eine Liste mit den Punkten, die Sie behandeln möchten. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten und keinen Punkt auslassen. Testen Sie auch immer Ihre Hardware, Lautsprecher, Mikrofone usw. im Voraus. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Raum ruhig ist und keine Ablenkungen von außen vorhanden sind, die Sie daran hindern könnten, gute Arbeit zu leisten.
Bieten Sie technische Unterstützung an – Erläutern Sie in E-Mails die technischen Aspekte der Teilnahme am Webinar, einschließlich der Computeranforderungen und der Frage, wo die Teilnehmer bei Bedarf Hilfe erhalten können. Denken Sie daran, dass nicht jeder weiß, wie man die Webinar-Software benutzt, und dass dies vielleicht etwas Neues für sie ist. Bieten Sie so viel Hilfe an, wie Sie können.
Stellen Sie Blickkontakt her – Dies mag aufgrund der Natur von Webinaren unmöglich erscheinen, ist es aber nicht. In vielen Fällen, in denen Sie gefilmt werden, heißt es, dass Sie nicht direkt in die Kamera schauen sollen. Aber in diesem Fall sollten Sie zumindest gelegentlich, wenn nicht sogar die meiste Zeit, in die Kamera schauen. Auf diese Weise stellen Sie während eines Webinars Augenkontakt mit Ihrem Publikum her. Es kann die Zuhörer sehr ablenken, wenn Sie Ihre Augen geschlossen halten, weil Sie zu viel in Ihren Notizen lesen.
Achten Sie auf Ihre Körpersprache – Auch während eines Webinars ist es wichtig, dass Sie eine gute Körpersprache haben. Sie wollen Ihre Offenheit und Ehrlichkeit demonstrieren. Dazu gehört neben dem Blickkontakt auch, dass Sie aufrecht stehen oder sitzen, Ihre Handgesten sorgfältig einsetzen und nicht über Ihren Schreibtisch kauern.
Halten Sie sich an Ihren Zeitplan – Sie sollten pünktlich beginnen und pünktlich enden, um Ihren Zuhörern Respekt zu erweisen und auch Ihre eigene Zeitvorgabe einzuhalten. Die Zuhörer wissen es wirklich zu schätzen, wenn sich ein Redner an den Zeitplan hält.
Co-Moderatoren
Seien Sie aufmerksam – Achten Sie darauf, was Ihr Moderator sagt, und melden Sie sich zu Wort, wenn ein Punkt gemacht oder bestätigt werden muss. Nehmen Sie sich die Zeit, den Chat während des Webinars zu verfolgen, um Fragen zu klären. Es kann hilfreich sein, eine Liste mit Links und Kommentaren zu erstellen, um den Zuhörern zu helfen. Diese können Sie dann einfach ausschneiden und einfügen, um auf häufig gestellte Fragen oder potenzielle allgemeine Fragen zu antworten.
Zeigen Sie Respekt – Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht übernehmen. Sie sind in einer Assistentenposition und möchten nicht die Rolle des Moderators übernehmen. Schalten Sie Ihr Mikrofon aus, um zu vermeiden, dass das Tippgeräusch überhand nimmt, wenn Sie anderen im Chat helfen. Und wenn Sie Ihr Mikrofon einschalten müssen, um zu sprechen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie in Versuchung geraten, zu übernehmen, viel geringer.
Fragen Sie Ihren Gastgeber – Fragen Sie Ihren Gastgeber im Vorfeld der Veranstaltung, wie er sich Ihre Rolle vorstellt. So wissen Sie, was von Ihnen erwartet wird.
Teilnehmer
Überprüfen Sie Ihre Software – Überprüfen Sie Ihre Software vor dem Tag des Webinars noch einmal. Sie möchten sicherstellen, dass keine Probleme auftreten, damit Sie sich voll und ganz auf das Webinar konzentrieren können und nicht auf diese Probleme. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich vor der Veranstaltung an die Moderatoren, damit diese genügend Zeit haben, Ihnen zu antworten.
Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm – In den meisten Fällen hat der Moderator die Kontrolle über das Mikrofon. Wenn dies nicht der Fall ist, schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, damit Sie niemanden durch Ihr Tippen oder andere Geräusche in Ihrer Umgebung stören.
Seien Sie respektvoll – Warten Sie bis zum Frage- und Antwortteil der Veranstaltung, um Fragen zu stellen, und achten Sie auf die Veranstaltung, anstatt im Chat-Fenster über Dinge zu plaudern. Auch wenn ein Chat zur Verfügung steht, ist es besser, dem Vortrag genau zu folgen.
Wie Sie sehen, unterscheiden sich die grundlegenden Umgangsformen für Webinare nicht wesentlich von denen für andere gesellschaftliche Veranstaltungen. Warten Sie, bis Sie an der Reihe sind, versuchen Sie nicht, das Wort zu ergreifen, und achten Sie vor allem darauf, was vor sich geht.