Damit Geschäftskorrespondenz effektiv kommuniziert werden kann, muss sie sich speziell an ein bestimmtes Publikum richten. Manche Menschen sind sich dessen nicht bewusst und gehen beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz genauso vor wie beim Schreiben einer einfachen E-Mail. Das Ergebnis ist, dass sie nicht effektiv kommunizieren können.
Wenn wir mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, wissen wir, mit wem wir sprechen. Wir passen unsere Sprache automatisch an, um unsere Botschaft zu vermitteln, indem wir nur Wörter verwenden, von denen wir sicher sind, dass unser Publikum sie versteht – Wörter, die für ein anderes Publikum vielleicht ungewohnt sind.
Aber nehmen Sie die gleichen Anpassungen vor, wenn Sie für unterschiedliche Zielgruppen schreiben?
Für geschäftliche Texte ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum kennen, bevor Sie schreiben. Die Kenntnis der Zielgruppe erleichtert den Schreibprozess, weil sie die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, vereinfacht. Sie werden feststellen, dass Sie Fragen stellen und Entscheidungen treffen, anstatt Regeln zu befolgen.
Jedes Mal, wenn Sie schreiben, können Sie leichter entscheiden:
– Wie viele Informationen Sie aufnehmen wollen
– Wie lang Ihr Text sein soll
– Wie subjektiv oder objektiv Sie sein sollen
– Wie formell oder informell Sie sein sollten
Bevor Sie eine geschäftliche Aufgabe in Angriff nehmen, sollten Sie sich drei wichtige Fragen zu Ihrer Zielgruppe stellen
- Was weiß und glaubt meine Zielgruppe?
Es ist oft ein Fehler, anzunehmen, dass Ihre Leser das Thema, über das Sie schreiben, bereits kennen. Stimmen Sie Ihren Text so ab, dass Sie Ihre Botschaft vermitteln, ohne Ihre Leser zu verwirren.
Wenn Sie das eine sagen wollen und Ihr Publikum etwas anderes aufschnappt, ist Ihr Text misslungen.
- Auf welche Sprache und welchen Ton wird mein Publikum reagieren?
Wenn Sie an ein Publikum von Geschäftsführern und Inhabern schreiben, sollten Sie einen förmlicheren Ton anschlagen. Wenn Sie wissen, dass Sie für Jugendliche schreiben, werden Sie Worte verwenden, die sie ansprechen, so wie Sie es tun, wenn Sie Jugendliche persönlich treffen.
- Wird mein Publikum meinem Standpunkt wahrscheinlich zustimmen oder ihn ablehnen?
Die Antwort auf diese Frage wirkt sich auf die von Ihnen gewählte Sprache, die Menge an Beweisen und den Tonfall aus, den Sie verwenden.
Ein Leitartikel für eine Lokalzeitung über die Bedeutung familiärer Werte zum Beispiel wird beim Publikum weniger auf Widerstand stoßen als ein Leitartikel über die Legalisierung von Cannabis.
Aber denken Sie daran: Manchmal ist es unmöglich, ein bestimmtes Publikum auszuwählen.
Konzentrieren Sie sich also darauf, Ihre Texte klar zu formulieren. So können Sie am besten sicherstellen, dass Ihre Botschaft ankommt – unabhängig davon, an wen Sie schreiben.
Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihr Publikum ein spießiger Autoritätsmensch ist, der sich von großen Worten und langen Sätzen beeindrucken lässt.
Die meisten Menschen erkennen gute, klare Texte, wenn sie sie sehen. Und die meisten Menschen können zwischen soliden Inhalten und aufgeblasenen Belanglosigkeiten unterscheiden.
Damit Ihre Geschäftskorrespondenz die gewünschte Wirkung erzielt, ist es also sehr wichtig, sich zunächst Gedanken über Ihr Publikum zu machen.