Schreiben im Geschäftsleben unterscheidet sich stark von akademischem Schreiben, doch viele Geschäftsleute sind sich dessen nicht bewusst. Schreibtrainings für Unternehmen werden jedoch immer beliebter.
Die meisten Menschen lernen das Schreiben in der Schule und vielleicht an der Universität, und sie schreiben für den Rest ihres Lebens auf dieselbe Weise. Viele Menschen denken gar nicht darüber nach, wie der Schreibprozess abläuft.
In einem guten Kurs werden die vier Phasen des Schreibens erklärt: Planung, Entwurf, Bearbeitung und Korrektur. Sofern Sie eine Schulung zum Schreiben von Geschäftsunterlagen in Erwägung ziehen, sollten Sie sich erkundigen, ob die vier Phasen erklärt werden, um die Qualität des Angebots zu beurteilen.
Ausgezeichnete Autoren sind sich der Bedeutung aller vier Phasen bewusst. Trotz der Bedeutung der vier Phasen hängt die genaue Zeit, die ein Autor in jeder Phase verbringt, von seiner Persönlichkeit, seinen Arbeitsgewohnheiten, seinen Schreibfähigkeiten und der Komplexität der Botschaft ab.
Bei der Planung geht es darum, seine Gedanken zu sammeln. Es geht darum, zu klären, was genau er sagen will, und eine Liste der Themen zu erstellen, die behandelt werden sollen.
Die Planung ist die wichtigste Phase des Schreibprozesses, wird aber häufig übersehen oder schlecht ausgeführt. Der Versuch, Zeit zu sparen, ist oft der Grund dafür. Der Drang, sofort loszulegen und etwas zu produzieren, überwiegt sehr oft.
Eine gute Kommunikation ist jedoch immer das Ergebnis einer guten Planung und Vorbereitung. Es ist ein gutes Beispiel für die 80/20-Regel: 80 % der Zeit für die Vorbereitung, 20 % für das Schreiben verwenden.
Ausarbeitung des Textes
Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie alle Ihre Gedanken zu Papier bringen. Kümmern Sie sich nicht darum, alles genau richtig oder in einer bestimmten Reihenfolge zu machen, sondern bringen Sie einfach alles zu Papier.
Verwenden Sie Ihre Gliederung als Leitfaden und schreiben Sie einfach drauflos, ohne Feinabstimmung, die den Fluss unterbrechen könnte. Der erste Entwurf ist der schnellste Teil des Prozesses – vergleichbar mit einem Holzklotz, aus dem Sie das fertige Produkt formen werden.
Trennen Sie jeden Punkt in einen neuen Absatz und stellen Sie sich beim Schreiben vor, Sie würden mit Ihrem Leser sprechen. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen, eine klare Sprache zu verwenden. Verwenden Sie einen positiven, aktiven und persönlichen Ton und sprechen Sie Ihren Leser direkt an.
Bearbeitung und Überarbeitung
Es ist am besten, den Entwurf eine Weile ruhen zu lassen, bevor Sie sich an die Bearbeitung machen. Das Lektorat ist genau wie das Umschreiben. In der Regel ist es der angenehmste Teil der Arbeit. Sie bringen Ordnung in den Text, kürzen lange Sätze, verfeinern und verbessern ihn bis zum Ende.
Verbringen Sie einige Zeit mit dem, was Sie geschrieben haben, und sehen Sie sich dann das Dokument erneut an, um es zu verfeinern.
Kürzen Sie Sätze, um sie kürzer und prägnanter zu machen, und streichen Sie unnötige Wörter und Formulierungen.
Korrekturlesen und Überarbeitung
Die letzte Phase des Schreibprozesses ist die Phase, in der Sie alles überprüfen. Prüfen Sie unbedingt sorgfältig.
Achten Sie auf Tippfehler, unregelmäßige Abstände, Auslassungen und falsche Zeichensetzung. Überprüfen Sie Namen und technische Informationen auf ihre Richtigkeit. Fehler in diesen Bereichen können Ihre Professionalität in den Augen des Lesers schmälern, der Ihre Ausführungen möglicherweise nicht ernst nimmt.
Bei einer Schulung zum Thema Geschäftskorrespondenz lernen Sie die vier Phasen des Schreibens kennen, Sie verstehen, worum es geht, und Ihre Herangehensweise an das Schreiben ändert sich.
Wenn die Schulung professionell durchgeführt wird, gehen die meisten Teilnehmer mit einer anderen Herangehensweise an ihr Schreiben nach Hause. Die Wirkung kann für den Rest ihrer beruflichen Laufbahn anhalten.