Um die Sicherheit von Daten und Passwörtern auf den Firmencomputern zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber proaktiv dafür sorgen, dass die Mitarbeiter sie nicht gefährden. Es gibt risikoreiche Verhaltensweisen, die Mitarbeiter an ihren Arbeitscomputern ausüben und die ein Unternehmen einschränken sollte.
Riskantes Mitarbeiterverhalten
* Unbefugte Nutzung von Programmen. Wenn Mitarbeiter nicht autorisierte Programme auf Firmencomputern verwenden, kann dies zu Datenverlusten für das Unternehmen führen.
* Unbeaufsichtigte Nutzung von Firmencomputern.
* Übertragung von Dateien von Arbeitscomputern auf private Computer.
* Mitarbeiter, die ihr Passwort an andere Mitarbeiter weitergeben.
* Mitarbeiter, die sich Zugang zu nicht autorisierten Netzwerkeinrichtungen verschaffen.
Es gibt Möglichkeiten, Verfahren am Arbeitsplatz zu implementieren, um diese riskanten Verhaltensweisen von Mitarbeitern zu reduzieren und Ihre Daten zu schützen.
Wie man Datenlecks verhindert
- Legen Sie klare Richtlinien fest, die allen Mitarbeitern bekannt sind. Dazu gehört auch, dass Sie festlegen, was dem Unternehmen gehört, wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz verlässt. Machen Sie von Anfang an klar, dass alle vom Mitarbeiter erstellten Dokumente und Daten Eigentum des Unternehmens sind, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter mit den Datenschutzrichtlinien vertraut sind. Vom ersten Tag der Beschäftigung an sollten Sie Ihre Mitarbeiter über Datenschutzverletzungen schulen. Wenn Sie diese Schulungen im Laufe des Jahres regelmäßig mit allen Mitarbeitern durchführen, bestätigen Sie nicht nur Ihr Engagement für den Datenschutz, sondern erinnern die Mitarbeiter auch an Ihre Erwartungen und halten sie über alle neuen Praktiken auf dem Laufenden.
Achten Sie darauf, dass die Schulung auch Software und Tools umfasst, die zum Schutz von Daten eingesetzt werden. Informieren Sie die Mitarbeiter auch über die Unternehmensrichtlinien für die Nutzung privater Geräte bei der Erledigung ihrer Arbeit.
- Verwenden Sie Mitarbeiterverträge. Neue Mitarbeiter müssen einen Vertrag unterschreiben, der Richtlinien zu Verhaltensregeln und zum Dateneigentum enthält, um Unternehmen zu schützen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur darüber informieren, was Sie von ihnen erwarten, sondern auch darüber, was dem Unternehmen gehört und welche Konsequenzen es hat, wenn sie diese Regeln nicht befolgen, trägt dies wesentlich zur Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten bei.
- Erlauben Sie nur den entsprechenden Personen den Zugang zu bestimmten Daten. Nicht jeder wird alle Daten benötigen. Wenn Sie also nur den entsprechenden Teammitgliedern Zugang gewähren, können Sie verhindern, dass die Daten in die falschen Hände geraten. Mit einer Tabelle, in der die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter auf bestimmte Anwendungen, Tools und Informationen aufgelistet sind, können Sie dafür sorgen, dass Sie wissen, wer auf was Zugriff hat. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf auch Rollen für die entsprechenden Informationen aufheben.
- Melden Sie verdächtige Aktivitäten. Niemand möchte der Spitzel am Arbeitsplatz sein. Wenn Sie aber alle Mitarbeiter dazu ermutigen und ihnen die Möglichkeit geben, verdächtige Aktivitäten anonym zu melden, wird die Wahrscheinlichkeit, dass sie dies tun, größer. Schulen Sie alle Mitarbeiter darin, wie man Phishing-Methoden erkennt und wie man sich in solchen Fällen an die zuständige Person wendet.
Sie können eine Datenschutzverletzung vielleicht nicht vollständig verhindern, aber Sie können Maßnahmen ergreifen, die Ihnen helfen, Ihre Daten zu schützen. Am wichtigsten ist, dass Sie den Finger am Puls der Dinge in Ihrem Unternehmen haben, um sicherzustellen, dass die Daten sicher bleiben. Je länger Sie damit warten, eine Situation anzugehen, desto größer wird das Problem.